Behandling av personuppgifter gällande bostadssökande och invånare vid Hoas

Helsingforsregionens studentbostadsstiftelse sr (nedan Hoas)
FO-nummer 0116514-9
Norra Järnvägsgatan 29, 00100 Helsingfors
PB 799, 00101 Helsingfors
Tel. +358 (09) 5499 01

Kontaktperson:
Sanna Siitonen, sanna.siitonen[at]hoas.fi

Förutsättningen för att ett avtalsförhållande ska uppstå och ett hyresförhållande upprätthållas är att vi får nödvändiga personuppgifter av bostadssökanden och invånare. Om personuppgifterna inte tillhandahålls leder det till att vi som hyresvärdar inte kan sköta våra skyldigheter och förbindelser, vilket i sin tur leder till att ett hyresavtal inte kan ingås eller att ett redan ingått hyresavtal inte kan fortsätta.

Syftet med behandlingen av personuppgifterna är uthyrning av bostäder och bilplatser, bostadsrådgivning och invånarverksamhet samt administration och utveckling i samband med detta, skötsel och utveckling av kundförhållanden, förvaltning av hyresavtal samt ansvar för hyresvärdens rättigheter och skyldigheter.

Vi kan spela in samtal som görs till och från våra kundtjänstnummer och meddelanden från andra kundtjänstkanaler såsom e-post, chatt, MyHoas-meddelanden, Facebook Messenger-meddelanden eller WhatsApp-meddelanden. Inspelningarna kan användas för att verifiera kundinteraktioner, säkerställa kvaliteten på kundtjänsten, utveckla våra tjänster samt för utbildningsändamål.

Kameraövervakningsuppgifter använder vi för att säkerställa säkerheten och rättsskyddet i Hoas kontor och fastigheter samt på deras gårdar såsom i närheten av ingångarna, avfallspunkterna och parkeringarna. Vi använder uppgifterna för utredning av brotts- och olycksfall. Vi informerar om kameraövervakningen på skyltar i de utrymmen och områden där kamerorna finns.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på avtalsförhållandet, lagstiftningens krav eller Hoas eller kundens berättigade intresse.

Vi behandlar den sökandes/invånarens, dennes eventuella vårdnadshavares och medsökandes/medboendes personuppgifter samt personuppgifterna för eventuell annan betalare av garantin, annan hyresbetalare och intressebevakare som är nödvändiga för att genomföra de syften vi angett. 

Cookies används på Hoas webbplats på Hoas.fi. Hoas och dess tjänsteleverantörer samlar in metadata från användningen av Hoas.fi-webbplatsen, dvs. observerade och härledda data från användningen av webbplatsen. Dessa metadata innehåller inte personligt identifierbar information, och Hoas försöker aldrig identifiera enskilda besökare på Hoas.fi-webbplatsen med hjälp av dessa metadata.

Den sökandes/invånarens, dennes eventuella vårdnadshavares och medsökandes/medboendes uppgifter får vi från den sökande själv med undantag av uppgifterna för en andrahandshyresgäst som vi får av huvudhyresgästen och kredituppgifter som vi ansöker om från Suomen Asiakastieto Oy:s register. Personuppgifterna för utbytesstuderanden vid Helsingfors universitet får vi från universitetet.

Telefonsamtal som görs till och från våra kundtjänstnummer spelas automatiskt in.

Kameraövervakningsuppgifterna lagras automatiskt då en person kommer till övervakningsområdet medan kameran är i funktion.

Personuppgifterna lagras i övervakade och bevakade utrymmen. Datakommunikationen till databaser som innehåller personuppgifter skyddas med krypterad anslutning och relevant autentisering. Databaserna och systemen som dessa använder är skyddade genom tekniska och administrativa metoder.

Användningen av personregister förutsätter alltid inloggningsuppgifter och lösenord. Åtkomsträtten definieras från fall till fall beroende på vad som är nödvändigt för uppgiften som ifrågavarande arbetstagare har vid en viss tidpunkt. Personalen har utbildats för en informationssäker behandling av uppgifterna och de har tystnadsplikt. Tredje parts organisationer som behandlar personuppgifter är förbundna vid tystnadspliktavtal dem emellan.

Vi utlämnar inte de sökandes uppgifter. Invånarnas uppgifter utlämnar vi till Fpa, socialbyrån, läroanstalter, Svea Perintä Oy, Securitas Oy, teleoperatörer, de bolag som underhåller parkeringshus, Aimo Park Finland Oy, samarbetsparter och kommuner i enlighet med fastighetsskötsel- och underhållsavtal. Dessutom kan vi lämna ut information om det specifikt krävs enligt lag eller om myndigheterna uttryckligen kräver det.

Personuppgifternas bevaringstid grundar sig på anvisningarna för arava- och räntestödsbostäderna, lagen om indrivning av fordringar och lagen om ändring av lagen om indrivning av fordringar samt bokföringslagen och dataskyddslagstiftning.

I den händelse att personuppgifter överförs utanför EU eller EES förutsätts de personuppgiftshanterare som tar emot data följa reglerna för personuppgiftsbehandling i EU:s allmänna dataskyddsförordning och tillbörliga skyddsåtgärder vidtas för att säkerställa att dataskyddet håller tillräckligt hög nivå.

Rätt att granska uppgifter som berör personen själv

Rätt att få rättelse och radera uppgiften samt rätt att få registeransvarige att begränsa behandlingen av de egna uppgifterna

Rätt att invända mot behandling

Rätt till dataportabilitet

Den registrerade kan använda sina rättigheter genom att framföra en personlig eller skriftlig begäran om genomförandet av rätten till Hoas. Den skriftliga begäran gällande verkställandet av rättigheterna skickas till vår kundbetjäning per e-post: privacy@hoas.fi eller per post till adressen Hoas, Privacy, PB 799, 00101 Helsingfors. För att verkställa rättigheterna krävs fastställande av identiteten och den registrerade kan ombes specificera sin begäran.

Den sökande eller invånaren har rätt att lämna in klagomål till en behörig tillsynsmyndighet (www.tietosuoja.fi, tietosuoja@om.fi) eller till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerade bor eller arbetar, ifall hen anser att hens personuppgifter inte har behandlats i enlighet med tillämpad dataskyddslagstiftning.

Ovanstående information kan uppdateras från tid till annan, till exempel på grund av lagändringar. Om inte annat krävs enligt tvingande lagstiftning, kommer ändringar inte att meddelas till registrerade individer personligen. Informationen uppdaterades senast den 20 mars 2025