Ohjeita asukastoimikunnalle
Tälle sivulle on kerätty ohjeita asukastoimikunnan tueksi. Tarkemmat ohjeet löytyvät Asukastoimintaoppaasta, jonka saat Hoasilta aloittaessasi asukastoimikunnan jäsenenä.
Asukastoiminta perustuu lakiin yhteishallinnosta vuokrataloissa. Se mahdollistaa asukkaiden vaikuttamisen oman kiinteistön asumisviihtyvyyteen ja muihin asumiseen liittyviin asioihin. Asukastoimikunnassa vastaatte vuotuisen määrärahan käyttöön liittyvistä päätöksistä, kehitätte kiinteistönne yhteistiloja ja koordinoitte niiden käyttöä, välitätte asukkaiden palautetta Hoasille, sekä otatte kantaa Hoasin budjetti- ja kunnossapitosuunnitelmiin.
Käytännössä iso osa toiminnasta keskittyy Hoasin tarjoamien määrärahojen käytöstä päättämiseen. Määrärahoja voi käyttää virkistykseen, kuten erilaisten tapahtumien ja retkien järjestämiseen kiinteistön asukkaille, tai erilaisiin hauskoihin ja hyödyllisiin hankintoihin koko kiinteistön käyttöön, kuten esimerkiksi kerhohuoneen sisustukseen tai erilaisiin harrastusvälineisiin.
Asukastoimikunnan kautta pääsee myös ottamaan kantaa ja vaikuttamaan opiskelija-asumiseen laajemminkin. Asukastoimikunta voi kuitenkin itse valita, kuinka aktiivinen on vaikuttamiseen liittyvissä asioissa – asukastoimikunta voi halutessaan keskittyä vain hauskanpitoon ja siihen, mihin vuotuiset määrärahat käytetään. Jos kiinnostusta vaikuttaa isommin asumiseen löytyy, asukastoimikunnat valitsevat keskuudestaan asumisen yhteistyöelimen jäsenen.
Asukastoimikunnan jäsenenä
Asukastoimikunnan jäsenenä tehtävänäsi on olla paikalla asukastoimikunnan kokouksissa. Voit halutessasi ottaa vastaan erilaisia toimikunnan määrittelemiä rooleja, mutta kaikki järjestäytyminen puheenjohtajaa lukuun ottamatta on teidän itsenne päätettävissä. Voit osallistua kokouksiin ja päätöstentekoon ilman erityistä rooliakin. Etenkin isoissa asukastoimikunnissa toimintaa saattaa kuitenkin helpottaa se, että rooleja jaetaan tietyille henkilöille.
Asukastoimikunnan toimikausi on yleensä kokonainen kalenterivuosi. Asukastoimikunnassa jäsenenä oleminen ei kuitenkaan ole sitovaa, joten voit jättää asukastoimikunnassa toimimisen kesken toimikaudenkin, jos esimerkiksi elämäntilanteesi ei enää salli asukastoimikunnassa toimimista tai muutat pois kiinteistöltä.
Asukastoimikunnan kokoukset
Asukastoimikunnan kokoukset ovat avoimia kaikille kiinteistönne asukkaille. Äänestystilanteissa äänioikeutettuja ovat asukastoimikunnan viralliset jäsenet eli Hoasille ilmoitetut asukastoimikunnan jäsenet. Jos asukastoimikunnan jäsen ei pääse osallistumaan asukastoimikunnan kokoukseen, voi jäsen valtuuttaa täysi-ikäisen henkilön edustamaan itseään kokouksessa.
Muistilista kokouksen pitämiseen:
- Ilmoita kokouksesta vähintään neljä päivää ennen kokousta kaikille kiinteistön asukkaille
- Valitkaa kokouksen aluksi puheenjohtaja ja sihteeri
- Muistakaa pitää pöytäkirjaa (katso mallipohja)
- Tehkää päätökset yhteisesti keskustelemalla
- Kirjatkaa pöytäkirjaan hankintapäätökset budjetteineen
- Toimittakaa kokouksen jälkeen pöytäkirja allekirjoitettuna Hoasille sähköpostin liitetiedostona
Materiaaleja asukastoimikunnan kokoukseen
Määrärahat
Asukastoimikunta saa joka vuosi käyttöönsä määrärahan, jota voi käyttää virkistykseen ja hankintoihin. Tarkista kiinteistön määräraha oheisesta liitteestä.
Asukastoimikunta voi päättää määrärahoista itsenäisesti, kuitenkin niin, että määrärahoista käytetään:
- 25 % virkistystoimintaan (tapahtumat, retket jne.)
- 25 % hankintoihin (kerhohuoneelle pelejä, harrastusvälineitä jne.)
- 50 % vapaasti joko virkistykseen tai hankintoihin
Määrärahoja voi käyttää kahdella eri tavalla:
- Asukastoimikunnan jäsen tekee oston ja toimittaa siitä Hoasille tilityspyynnön ja kuitit. Hoas maksaa toimikunnan määrärahoista ostoksen tehneelle jäsenelle pyydetyn summan.
- Asukastoimikunta pyytää Hoasilta maksusitoumusta ostoksen tekemiseen. Yksittäisen ostoksen tulee olla yli 200 €, jotta maksusitoumus voidaan tehdä.
- Jos kumpikaan yllä mainituista maksutavoista ei onnistu, ole yhteydessä Hoasin Asukastoimintaan muista mahdollisista maksutavoista.
Tilitys
Tarkista, että hankinnasta tai tapahtumasta tehty päätös on kirjattu asukastoimikunnan kokouksen pöytäkirjaan ja pöytäkirja on toimitettu allekirjoitettuna Hoasille.
Tee tilityspyyntö näin:
- Täytä tilityslomake
- Kirjaa lomakkeelle tilityksen saajan henkilötiedot ja tilitiedot
- Merkitse lomakkeelle sen pöytäkirjan numero, josta päätös tilitettävästä hankinnasta löytyy.
- Erittele tilitettävät hankinnat lomakkeelle lajin mukaan.
- Liitä tilityslomakkeen mukaan
- Kuitti ostoksesta
- Kuitti verkkopankissa tehdystä maksusta (verkossa tai laskulla tehdyt ostokset)
- Käteiskauppakuitti (yksityishenkilöltä tehty ostos)
- Erittely ostetuista tuotteista (ravintolaostokset)
- Osallistujalista (tapahtumat)
- Kaksi eri henkilöä allekirjoittaa tilityslomakkeen (tilityksen saaja + toinen asukastoimikunnan jäsen)
- Lähetä asukastoiminta[at]hoas.fi täytetty tilityslomake ja vaaditut liitteet
- Säilytä kuitti itselläsi mahdollisia takuita varten
Ota huomioon!
- Tilityslomakkeessa olevat hankintojen hinnat eivät saa olla suurempia kuin asukastoimikunnan kokouspöytäkirjassa päätetyt budjetit.
- Toimitusvahvistus ei ole kuitti.
- Maksuja suoritetaan suomalaisille ja eurooppalaisille pankkitileille. Tilityksiä ei tehdä Euroopan ulkopuolelle.
Tilityslomake
Maksusitoumus
Maksusitoumus on tarkoitettu asukastoimikunnan kalliimpiin hankintoihin, jotta asukastoimikunnan jäsenen ei tarvitse maksaa hankintaa missään vaiheessa itse. Yksittäisen palvelun tai hankinnan tulee olla vähintään 200 euroa, jotta maksusitoumus voidaan myöntää. Yritys lähettää laskun suoraan Hoasille, ja Hoas veloittaa laskun summan asukastoimikunnan määrärahoista.
Kun haluat maksusitoumuksen, toimi näin:
- Tarkista, että ostoksesta tehty päätös on kirjattu asukastoimikunnan kokouksen pöytäkirjaan ja pöytäkirja on toimitettu allekirjoitettuna Hoasille.
- Varmista, että Hoasin maksusitoumus käy yritykselle maksutapana
- Laadi pyyntö maksusitoumuksesta. Pyynnössä tulee olla tiedot:
- Mitä hankitaan
- Mistä hankitaan (yrityksen nimi ja yhteystiedot)
- Mikä on budjetti ja maksimisumma
- Kuka hankkii (asukastoimikunnan jäsenen nimi ja syntymäaika)
- Lähetä maksusitoumuspyyntö sähköpostina osoitteeseen asukastoiminta[at]hoas.fi. Maksusitoumuksen käsittelyaika on noin viikko.
Ota huomioon!
- Yksittäisen palvelun tai hankinnan tulee olla vähintään 200 €.
- Maksusitoumuspyynnön käsittelyaika on noin viikko – ole siis hyvissä ajoin liikkeellä!
- Maksusitoumuksia ei myönnetä ruokaan tai juomaan.
Hankintojen tekeminen
Hankintamäärärahoilla asukastoimikunta voi hankkia kaikkien kiinteistön asukkaiden yhteiskäyttöön tarkoitettuja tarpeellisia tavaroita.
Hankinnan tekeminen vaatii asukastoimikunnan kokouksen ja hankintapäätöksen kirjaamisen kokouksen pöytäkirjaan budjetteineen. Pöytäkirja pitää toimittaa Hoasille allekirjoitettuna, jotta määrärahojen tilitys tai maksusitoumus voidaan tehdä.
Asukastoimikunnalla on hankkimiinsa tavaroihin hallintaoikeus. Asukastoimikunta ei kuitenkaan saa myydä hankkimiaan tavaroita ilman Hoasin lupaa ja ohjeistusta, sillä hankittujen tavaroiden omistusoikeus on Hoasilla.
Tapahtuman järjestäminen
Virkistysmäärärahoja voi käyttää erilaisten tapahtumien järjestämiseen kiinteistön kaikille asukkaille. Asukastoimikunnan järjestämiin tapahtumiin on kutsuttu kaikki kiinteistön asukkaat. Tapahtumia voi järjestää kiinteistön yhteisissä tiloissa. Muistakaa tapahtumissakin noudattaa järjestysmääräyksien mukaisia hiljaisuusaikoja ja ottaa huomioon nekin asukkaat, jotka eivät osallistu tapahtumaan.
Kun haluatte käyttää määrärahoja tapahtuman järjestämiseen, tulee tapahtumasta tehdä päätös asukastoimikunnan kokouksessa ja kirjata se kokouksen pöytäkirjaan budjetteineen. Budjetin suunnittelua helpottaa ennakkoilmoittautumisten pyytäminen. Pöytäkirja pitää toimittaa Hoasille allekirjoitettuna, jotta määrärahojen tilitys tai maksusitoumus voidaan tehdä.
Tapahtumasta tulee pitää osallistujalistaa, joka toimitetaan Hoasille. Näin pystymme varmistumaan budjetin paikkansa pitävyydestä ja tapahtuman järjestämisestä.
Tapahtuman osallistujalista