Työnhakijoiden ja Hoasin henkilöstön henkilötietojen käsittely
1) Rekisterinpitäjä
Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö sr (jäljempänä Hoas), Y-tunnus 0116514-9
Pohjoinen Rautatiekatu 29, 00100 Helsinki
PL 799, 00101 Helsinki
Puh. (09) 5499 01
Yhteyshenkilö
Riitta Sorjonen, riitta.sorjonen[at]hoas.fi
2) Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste
Työsuhteen syntymisen ja sen ylläpitämisen edellytyksenä on, että saamme työnhakijoiltamme ja työntekijöiltämme tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietojen toimittamatta jättäminen johtaa siihen, ettemme työnantajana voi huolehtia velvollisuuksistamme ja sitoumuksistamme, minkä seurauksena työsopimusta ei voida solmia tai jo solmittua työsopimusta ei voida jatkaa.
Henkilötietojen käsittely perustuu Hoasin ja rekisteröidyn väliseen sopimussuhteeseen tai sopimuksen solmimista edellyttäviin toimiin, Hoasia velvoittaviin lainsäädännön vaatimuksiin, rekisteröidyn antamaan suostumukseen soveltuvan lainsäädännön mukaisesti sekä Hoasin tai työntekijän oikeutettuun etuun.
3) Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme työnhakijoiden tunnistetietoja, yhteystietoja, työkokemus-, koulutus- ja kielitaitotietoja sekä hakemuksien liitetietoja ja luottotietoja. Lisäksi käsittelemme muita rekrytointiprosessissa kertyviä tietoja, kuten haastattelijoiden muistiinpanot ja Hoasin ja työnhakijan välistä viestintää koskevat tiedot.
Käsittelemme työntekijöiden tunnistetietoja, yhteystietoja, koulutustietoja sekä työsuhdetta ja palkkaa, palkanmaksua ja luontoisetuja koskevia tietoja, luottotietoja, poissaoloja ja työterveyshuoltoa koskevia tietoja sekä työaikaseurantaan ja vuosilomakirjanpitoon liittyviä tietoja sekä henkilön työtehtäviin, niiden hoitamiseen ja työssä kehittymiseen liittyviä tietoja. Käsittelemme lisäksi työntekijöiden lähiomaisten tietoja, ay-liittoon/osastoon liittyviä tietoja (henkilöt, joiden jäsenmaksu pidätetään palkasta) ja eläkesuhdetta koskevia tietoja, työntekijöiden kuvia sekä tietoja erityisruokavalioista ja ruoka-aineallergioista.
4) Säännönmukaiset tietolähteet
Työnhakijan henkilötiedot saamme työnhakijalta itseltään ja hänen suostumuksellaan hänen nimeämiltään suosittelijoilta.
Työntekijän tiedot saamme häneltä itseltään. Työsuhdetta koskevat tiedot tulevat työnantajalta. Lisäksi tietoja kerätään hyväksytyistä muista lähteistä, kuten viranomaisilta, esimerkiksi verottajalta (verokorttien suorasiirto) ja ulosottoviranomaiselta.
Kameravalvontatiedot tallentuvat automaattisesti henkilön saapuessa valvontaa-alueelle kameran ollessa toiminnassa.
5) Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Henkilötietoja säilytämme valvotuissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoliikenneyhteydet henkilötietoja sisältäviin tietokantoihin on suojattu yhteyden salauksella ja asianmukaisella autentikoinnilla. Tietokannat ja niitä käyttävät järjestelmät on suojattu teknisin ja hallinnollisin keinoin.
Olemme rajanneet pääsyn työnhakijoiden ja työntekijöiden henkilötietoihin nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Olemme saaneet koulutusta henkilötietojen tietoturvalliseen käsittelyyn ja toimimme salassapitovelvollisuuden alaisina. Henkilötietojen käsittelijän roolissa olevia kolmannen osapuolen organisaatioita sitovat kahden väliset salassapitosopimukset.
6) Rekisteritietojen säännönmukainen luovutus
Työnhakijoiden tietoja emme luovuteta eteenpäin.
Työntekijöiden tietoja luovutamme veroviranomaisille, eläke- ja muille vakuutusyhtiöille sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille. Työntekijöiden henkilötietoja luovutamme myös työterveyslääkäripalvelujen tuottajalle ja hammaslääkäripalvelujen tuottajalle sekä teleoperaattoreille. Voimme luovuttaa tietoja myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.
7) Henkilötietojen säilytysajat
Työhakemukset, jotka eivät ole johtaneet työsopimuksen solmimiseen, poistamme vuoden kuluttua rekrytointiprosessin päättymisestä. Työhakemukset, jotka ovat johtaneet työsopimuksen solmimiseen, säilytämme koko työsuhteen ajan.
Työntekijöiden henkilötietoja säilytysajat perustuvat työsuhteita koskevaan lainsäädäntöön ja kirjanpitolakiin, jolloin enimmäissäilytysaika on 10 vuotta työsuhteen päättymisestä.
8) Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tietoja vastaanottavilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojan riittävä taso varmistetaan asianmukaisin suojatoimin. Rekisteröidyllä on oikeus saada lisätietoja henkilötietojen siirroista kolmansiin valtioihin sekä käytössä olevista asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä tämän selosteen alussa mainittuun Hoasin yhteyshenkilöön.
9) Rekisteröidyn oikeudet
- Rekisteröidyn oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
- Henkilötietojen oikaiseminen tai poistaminen sekä oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä
- Oikeus vastustaa käsittelyä erityiseen henkilökohtaiseen syyhyn liittyen
- Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan esittämällä oikeuksien toteuttamista varten pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröityä voidaan pyytää tarkentamaan pyyntöjään.
10) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Työnhakijalla ja työntekijällä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi) tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.